Travailler en freelance au Japon

Travailler en freelance et vivre sur plusieurs revenus est possible au Japon, même en tant qu’étranger. Si vous souhaitez faire ce choix, voici quelques informations essentielles que nous avons rassemblées ici pour vous guider dans vos démarches.

Il y a essentiellement deux moyens de travailler à votre compte au Japon. Le plus simple est de venir avec un visa approprié, c’est-à-dire en ayant un employeur et un sponsor, puis faire une transition vers le statut de freelance, ou « propriétaire unique, » et vous enregistrer en tant qu’entreprise individuelle, 個人事業, (こじんじぎょう), (kojin jigyou), qui signifie en Japonais « travailler en tant qu’entreprise unipersonnelle. »

La deuxième solution est plus difficile, risquée et coûteuse : créer votre propre entreprise.

Mais la solution la plus simple est donc d’être déjà au Japon avec un visa valide. Il est plus compliqué de vous mettre à travailler directement en tant que freelance dès votre arrivée, car il n’existe pas de visa travailleur indépendant, il n’existe pas non plus de candidature pour travailleur indépendant au Japon. Donc du point de vue de l’immigration, vous allez changer de statut professionnel en passant de celui d’employé auprès d’un seul employeur à celui de « propriétaire unique » auprès de plusieurs clients. Le changement de statut est similaire à celui d’un changement d’emploi ordinaire.

Même si vous changez d’emploi ou de statut professionnel, votre visa de travail japonais restera valable jusqu’à la date d’expiration inscrite sur votre carte de séjour. Un visa de travail n’est pas lié à l’entreprise qui l’a parrainé. Une fois que vous avez un visa de travail, il vous appartient et vous êtes autorisé à travailler au Japon pendant le nombre d’années indiqué sur le visa.

Tant que vous continuez à faire un travail qui se maintient dans la catégorie de votre visa, devenir freelance ne change pas le statut de votre visa. De ce fait, vous pouvez techniquement passer au statut de freelance avant de renouveler votre visa. Si votre visa est valable plus d’un an, n’attendez pas son expiration pour faire le changement. Quoi que vous fassiez, vérifiez toujours ce que vous faites à l’avance auprès du bureau d’immigration (ou auprès de votre avocat) afin d’éviter que votre demande de renouvellement de visa ne soit refusée. Soyez toujours sûr que ce que vous faites n’aura pas d’effets négatifs sur vos futures demandes de renouvellement de visa.

Première étape : entrer au Japon avec un visa

Vous trouverez sur ce lien la liste des visas de travail japonais.

Pour obtenir un visa approprié et le statut de résident, vous aurez besoin d’un sponsor, c’est-à-dire une entreprise qui vous emploie. Le Japon ne dispose pas d’un type de visa spécifique pour les freelances, mais il est possible de travailler en tant que freelance, même en étant étranger, si vous changez de statut professionnel en cours de route. Nous allons donc aboder dans cet article la transition du statut d’employé à celui de travailleur indépendant.

Lorsque vous venez au Japon pour la première fois pour y travailler, vous devez trouver un employeur et obtenir un visa de travail ordinaire. Le visa le plus courant pour les étrangers au Japon est le visa « ingénieur/spécialiste en sciences humaines/services internationaux, » qui se dit en Anglais, « Engineer/Specialist in Humanities/International Services. » Il couvre un très large éventail de types d’emplois et il est assez souple. Néanmoins, avant de changer d’emploi ou de vous mettre à votre compte, vous devez toujours vous assurer que votre nouvelle activité correspond bien à la catégorie de votre visa. Si vous ne le faites pas, vous risquez de ne pas voir votre visa renouvelé. Les démarches peuvent sembler un peu compliquées, mais quand il s’agit d’assurer votre capacité à rester dans le pays, il vaut mieux prévenir que guérir.

Transition du statut d’employé à celui de « propriétaire unique » ou freelance

Vous allez passer par diverses procédures administratives au bureau de l’immigration le plus proche pour changer votre statut professionnel, car commencer directement en tant que freelance dès votre arrivée au Japon n’est malheureusement pas possible.

Bien que les documents liés au visa soient souvent disponibles en Anglais sur le site de l’ISA, (Immigration Services Agency of Japan,) la plupart des procédures administratives se font en langue japonaise, c’est pourquoi nous vous conseillons de bien réviser votre Japonais. Ou alors assurez-vous d’au moins reconnaître les caractères chinois sur l’en-tête de chaque document, et leur lecture. Autre option, faire appel à un avocat spécialisé qui se chargera lui même d’effectuer les démarches.

Pour travailler en tant que freelance au Japon, vous devez remplir les conditions suivantes :

– Avoir un contrat de travail. (Avoir plusieurs contrats ou plusieurs employeurs est possible. Les types de contrats les plus courants pour les freelances sont les suivants) :

1. 業務委託契約 (ぎょうむいたくけいやく) (gyoumu itaku keiyaku)
2. 請負契約 (うけおいけいやく) (ukeoi keiyaku)
3. 委任契約 (いにんけいやく) (inin keiyaku)

– La durée de votre contrat doit être d’au moins un an.

– Obtenir un contrat principal avec un employeur au Japon. Il n’existe aucune informations claires à ce sujet, selon les spécialistes, mais il est probable que l’immigration garde un œil sur vous et vous traite plus durement si la plupart, ou la totalité de votre travail provient de l’étranger.

– Une preuve que vous disposerez d’un revenu stable d’au moins JPY 200,000 par mois en moyenne.

– Un travail correspondant à votre visa/statut de résident.

Travailler en tant que freelance au Japon peut être perçu comme « auto-sponsoriser » son propre visa. Mais les exigences démontrent que cela n’est pas vraiment le cas. Il est possible de travailler pour plusieurs employeurs et d’en changer comme bon vous semble, mais vous devez toujours avoir au moins une société de parrainage. Ce sponsor se chargera des formalités administratives nécessaires au renouvellement de votre visa. Pour éviter tout problème, choisissez comme sponsor un client principal avec lequel vous êtes en bons termes et sur lequel vous pouvez compter. Les autres peuvent être des clients supplémentaires qui soutiennent votre revenu mensuel.

La procédure de renouvellement du visa pour les freelances

Tant que vous remplissez les conditions ci-dessus et que vous disposez de tous les documents nécessaires, vous ne devriez pas avoir de problèmes pour renouveler votre visa. La procédure est similaire à celle d’un renouvellement de visa ordinaire, à ceci près que vous devez fournir beaucoup plus de documents, dont voici la liste.

Présentez les documents suivants au bureau des services de l’immigration le plus proche :

– Le formulaire de demande de prolongation de la durée de séjour 在留期間更新許可申請書(ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ), (zairyu kikan koushin kyoka shinsei sho) dûment rempli, en fonction du type de visa. Télécharger le PDF ici.

– Votre carte de séjour

– Votre passeport

– Une photographie de 40 mm x 30 mm. Cf les dimensions et les détails ici.

– Les contrats avec tous vos employeurs qui indiquent la durée du contrat, votre revenu, le nombre d’heures de travail.

– Le certificat d’emploi de votre, ou vos employeurs actuels, 在職証明書 (ざいしょくしょうめいしょ) (zaishoku shoumeisho).

– Le certificat de retraite de votre ancien employeur, 退職証明書 (たいしょくしょうめいしょ), (taishoku shoumeisho).

– La fiche d’attestation fiscale pour l’année précédente, 給与所得の源泉徴収票, (きゅうよしょとくのげんせんちょうしゅうひょう), (kyuuyo shotoku no gensenchou shuu hyou).

– La notification d’ouverture/de cessation d’une entreprise individuelle, estampillé auprès de votre bureau des impôts local 税務署, (ぜいむしょ), (zeimusho). 個人事業の開業・廃業等届出書 (こじんじぎょうのかいぎょう・はいぎょうとうとどけでしょ) (kojin jigyou no kaigyou/haigyoutou todokedesho). Téléchargez le modèle de l’agence nationale des impôts ici Télécharger le PDF ici.

– Un permis concernant les activités qui ne relèvent pas de votre catégorie de visa (si vous en avez demandé. (Cf les étapes facultatives)

N’oubliez pas de remplir et déposer ces documents avant de commencer à travailler en freelance et non quelques semaines ou quelques mois avant le renouvellement du visa.

Il faut également vous enregistrer en tant que propriétaire unique (freelance) 個人事業,　(こじんじぎょう), (kojin jigyou)auprès du bureau des taxes 税務署, (ぜいむしょ), (zeimusho) en remplissant le document suivant en Japonais. Télécharger le PDF ici.

Les étapes facultatives

En plus des étapes ci-dessus, vous pouvez également obtenir les documents suivants. Ces documents sont facultatifs, mais ils peuvent être nécessaires selon les circonstances.

Facultatif selon les cas, le certificat d’emploi autorisé

Si vous n’êtes pas sûr qu’un emploi que vous envisagez de faire soit conforme au statut de votre visa, vous pouvez obtenir un certificat d’emploi autorisé, 就労資格証明書 (しゅうろうしかくしょうめいしょ), (shyurou shikakushoumeisho). Cette étape est entièrement facultative. Si vous n’obtenez pas ce certificat, vous n’aurez aucun problème, à condition que tout le reste soit réglé correctement. Il s’agit simplement d’un moyen pour vous et votre futur employeur de vérifier que tout est en ordre. Ce certificat coûte JPY 1,200.

A présenter au bureau local des services de l’immigration :

– Le formulaire intitulé « Application for Certificate Of Authorized Employment ». Télécharger le PDF ici.

– Les permis pour les activités qui ne relèvent pas de votre catégorie de visa (si vous en avez fait la demande.)

– Votre passeport.

– Votre carte de séjour.

Permis de travail hors de la catégorie de votre visa

Tous le travail que vous effectuez au Japon doit correspondre à la catégorie de votre visa. Pour travailler en dehors de cette catégorie, vous devez faire une demande au préalable. Pour cela, vous devez remettre un formulaire de « demande d’autorisation d’exercer une activité autre que celle autorisée par le statut de résident précédemment accordé, » 資格外活動許可申請書(しかくがいかつどうきょかしんせいしょ), (shikakugai katsudou kyoka shinseisho.) L’obtention de cette autorisation vous permet d’exercer l’activité que vous avez demandée pendant environ une année, cela semble être une norme raisonnable. Si vous souhaitez exercer plusieurs activités à but lucratif en dehors de votre catégorie de visa, vous devez soumettre une demande pour chacune d’entre elles. Chaque permis coûte JPY1,200.

A présenter au bureau local des services de l’immigration :

– Le formulaire de demande d’autorisation d’exercer une activité autre que celle autorisée par le statut de résident précédemment accordé, autrement dit, « Application for Permission to Engage in Activity Other Than that Permitted under the Status of Residence Previously Granted. » Télécharger le PDF ici.

– Un document précisant les détails des activités que vous envisagez de faire.

– Votre passeport.

– Votre carte de séjour.

Comme vous pouvez le constater, travailler au Japon en tant que freelance est chose possible. Il faut trouver un employeur régulier et pouvoir remplir et traiter les documents en japonais avec le bureau de l’immigration.

Une fois que vous devenez indépendant, vous êtes responsable de la déclaration d’impôts et des notifications auprès du bureau des impôts ainsi que d’autres procédures liées aux impôts et aux assurances.

Si vous êtes au Japon et que vous venez de quitter votre emploi à plein temps pour vous mettre à votre compte, la première chose que vous devez organiser est l’assurance maladie.

S’inscrire à l’assurance maladie

Dans de nombreuses entreprises, les travailleurs bénéficient d’une assurance maladie d’entreprise, mais dès que vous quittez votre emploi, vous ne serez plus couvert.

Il faudra vous rendre à votre mairie pour vous inscrire au国民健康保険 (こくみんけんこうほけん), (kokumin kenkou hoken), le système national de soins de santé du Japon. L’adhésion signifie que le système public d’assurance maladie couvrira vos besoins médicaux. Veillez simplement à apporter vos documents d’identification, comme votre carte de résidence et les coordonnées de votre ancienne entreprise.

Les impôts

Pour ce qui est des impôts, deux possibilités s’offrent à vous : vous rendre à votre bureau des impôts local et demander à un membre du personnel de vous aider. Ou encore, solution la plus accessible, faire appel à un comptable. Veillez à conserver tous vos reçus lorsque vous faites des déjeuners d’affaire, les réunions, l’électricité, l’internet, etc. , des exonérations étant possibles.

En règle générale, si vous travaillez en tant que freelance au Japon, vous pouvez facturer un taux horaire beaucoup plus élevé que celui que vous pourriez gagner en tant que salarié. Cependant, vous devrez vous charger de l’organisation de toutes ces formalités administratives, comme l’assurance maladie, la retraite, et vous assurer que vous travaillez suffisamment pour recevoir un salaire décent.

Pour finir, un conseil essentiel, améliorer votre niveau de japonais en prenant directement des cours (nos écoles).